В июне 2018 года был открыт новый офис разработки площадью 750 м² в Москве в БЦ «Белая площадь». Большинство статей о новых офисах состоит из красивых фоточек ресепшна, ништяков, зон отдыха и капсул для сна. Не умаляя ценности этих прелестей, в этой статье я хочу рассказать не столько о получившемся результате, сколько о подноготной проекта, сроках, показателях, о нашем опыте и набитых шишках.
В этом году в связи с расширением компании и появлением новых направлений было решено открыть офис разработки в Москве. До этого разработка iFunny была в пензенском офисе. Теперь же пензенский офис сфокусировался на развитии другого продукта FunCorp — «АйДаПрикола».
Критерии поиска офиса
Мы выделили три наиболее важных требования к новому офису:
- Примерная площадь — 750 м² (из расчёта одно место — 10 м²).
- Класс офисного здания — А (офисы класса А отличаются от класса B расположением, наличием подземной парковки и гостевой, высотой потолков, входной группой, кондиционированием, прозрачностью структуры собственников и профессиональностью обслуживающей компании).
- Расположение: близость к метро, внутри ТТК, развитая инфраструктура (кафе и рестораны) и приятное соседство.
Исходя из примерных ставок аренды, мы определили бюджет.
Для справки: примерные средневзвешенные ставки для офисов класса А в 2018 году*:
- Бульварное кольцо (центральный район) — 41 тысяча рублей за 1 м² в год.
- Садовое кольцо — 31 тысяча рублей за 1 м² в год.
- Садовое-ТТК — 30 тысяч рублей за 1 м² в год.
- ТТК-МКАД ― 20 тысяч рублей за 1 м² в год.
- За МКАД — 10 тысяч рублей за 1 м² в год.
Для класса Б*:
- Бульварное кольцо — 22 тысяч рублей за 1 м² в год.
- Садовое кольцо — 20 тысяч рублей за 1 м² в год.
- ТТК — 17 тысяч рублей за 1 м² в год.
- ТТК-МКАД — 13 тысяч рублей за 1 м² в год.
- За МКАД — 8000 рублей за 1 м² в год.
* — не включая эксплуатационные расходы, плату за парковку и НДС (20%).
Для некоторых компаний важным требованием при поиске офиса является наличие парковки. Для офисов внутри Садового кольца можно ориентироваться на соотношение одного парковочного места на 100 м² арендуемой площади (1 к 100). У нас небольшая подземная парковка на восемь мест, но и небольшое количество желающих. Удивительно, что ребята спокойно договариваются сами через чатик автовладельцев о том, кто и когда пользуется парковочными местами.
Этот способ работает с небольшими группами. Понятно, что когда желающих много, нужны правила распределения. Существуют разные варианты: парковку получают только руководители либо распределяют её по грейдам, либо через квоты по подразделениям. Интересно будет послушать в комментариях, у кого какие правила и ваше отношение к ним.
Работа с агентством и заключение договора аренды
Поиск офиса оказался достаточно быстрым, так как мы привлекали агентство недвижимости, с которым я успешно работала в прошлом. Кост для нас был нулевым, потому что комиссию агентству в таких случаях платит арендодатель.
По заданным критериям агентство сделало подборку и организовало просмотры. За неделю мы посмотрели все варианты. Их оказалось не так уж и много — в нашем случае было около десяти просмотров.
Определившись с офисом, мы приступили к обсуждению условий договора аренды с собственником. Кроме внесения юридических правок собственнику может понадобиться время на согласование договора между внутренними службами, а также на получение одобрения со стороны банка-кредитора, если на здании есть обременение в виде кредитных обязательств собственника. Итого на согласование договора аренды у нас ушёл приблизительно один месяц.
Как показывает практика, собственники зданий класса А предпочитают заключать долгосрочные договора аренды сроком от трёх лет. При заключении договора аренды на пять лет и более важно предусмотреть право досрочного расторжения договора без штрафных санкций (exit): мало ли как поменяются планы у бизнеса, пять лет — очень большой период.
На случай курсовых колебаний можно предусмотреть в договоре валютный коридор: оплата производится по курсу ЦБ РФ на дату платежа, но в пределах нижней и верхней границ обменного курса.
Для выполнения отделочных работ собственники предоставляют арендные каникулы. Их срок зависит от площади помещения: до 500 м² — обычно два-три месяца, и чем больше метраж, тем дольше будет срок. На это время арендатор освобождается от арендной платы, но оплачивает часть операционных расходов и коммунальные услуги.
Если валюта договора — доллары или евро, то стороны могут согласовать обменный курс, по которому будут осуществляться платежи. Тут возможны три варианта:
- оплата в рублях по курсу ЦБ РФ на дату платежа;
- фиксированный обменный курс, согласованный сторонами на этапе коммерческих переговоров;
- валютный коридор, при котором стороны фиксируют минимальное и максимальное значения обменного курса.
Параллельно с поиском офиса мы начали поиск дизайн-бюро и подрядчиков для ремонтных работ.
Хорошая база дизайнерских бюро — номинанты премии Best office awards. Наших кандидатов мы взяли из этого списка.
Бюро выбрали в два этапа. На первом этапе к участию мы пригласили лонг-лист из пяти компаний, провели первые встречи, рассказали подробно о нас, наших продуктах, культуре, ребятах и высказали пожелания к офису. Далее бюро презентовали свои мудборды, и уже стало понятнее, чьё видение близко к нашему.
Первый этап помог сузить список до двух бюро, и уже с ними мы провели платный тендер. Большинство серьёзных бюро не участвует в бесплатных конкурсах, поэтому платный тендер — хороший способ получить несколько качественных дизайн-проектов. В результате мы получили детальные визуализации и планировки.
Чтобы построить офис, необходим детальный проект, включающий в себя несколько подразделов: планировочные решения, дизайн-проект, рабочую документацию по архитектурным и инженерным разделам. Для конечного заказчика, как правило, наиболее показательна и наглядна стадия дизайн-проекта, на которой он получает фотореалистичные визуализации.
C другой стороны, для эксплуатирующей компании (собственника) важна только рабочая документация, которая детально описывает все тонкости проекта. Именно эта часть является основой для подробной сметы будущего генерального подрядчика и инструкцией строительства офиса. В нашем случае разработка полного пакета рабочей документации архитекторами заняла около пяти недель, а согласование с управляющей компанией бизнес-центра — три недели.
Обычно этот срок сильно зависит от того, насколько формально подходит эксплуатирующая организация к переданным чертежам. Как только рабочая документация была согласована собственником, выбранный генеральный подрядчик смог начать работу.
Выбор строительной компании
Помимо классного офисного здания и красивого дизайн-проекта важно выбрать опытного генерального подрядчика, который построит офис и при этом не нарушит сроки, а также не вылезет за рамки бюджета. Сроки, бюджет, качество и даже безопасность вашего офиса («инженерка») напрямую зависят от строителей, и если строитель никудышный, то эти параметры могут сильно пострадать.
Стратегия выбора была идентична выбору дизайн-бюро — с той лишь разницей, что строители, как правило, принимают участие в тендере бесплатно.
На первом этапе выбранные генеральные подрядчики готовили свои предложения (сметы) по заданной нами форме, чтобы у нас была возможность сравнивать «яблоки с яблоками». В процессе мы отобрали двух финалистов. Оценивали опыт работы на рынке, стоимость работ, наличие опыта работы в нашем здании, опыт предложенной проектной команды, рекомендации других клиентов.
На втором этапе подрядчики оптимизировали расчёты смет, находили аналоги материалов и оборудования в случаях, где это было нужно. На этой стадии имеет смысл просить общую финальную скидку. С выбором генерального подрядчика мы определились за две недели.
Строительство
После согласования проекта с управляющей компанией и собственником, согласования итоговой сметы и подписания рабочих чертежей разрешается начать строительные работы. И здесь важно постоянно коммуницировать с контрагентами, контролировать ход проекта, качество и сроки.
Всегда есть соблазн сэкономить немного времени и заказать модную услугу design-build, когда строительная компания сама разрабатывает проект и сама по нему строит. Но в итоге экономия может получится ничтожной, а качество — заметно пострадать. У строительной компании задача построить офис с минимальной себестоимостью и получить максимальную прибыль.
И она практически всегда решается за счёт заказчика: упрощаются проектные решения, материалы, появляется более дешёвое в закупке оборудование, которое прослужит гарантийный срок (один-два года), а потом потребует дополнительного обслуживания. Разделение строительства и проектирования позволяет в конечном итоге сэкономить деньги и получить должное качество проектных работ.
Приёмка офиса и результат
Офис мы приняли в прописанные в договоре сроки (два с половиной месяца), полностью готовый к началу работ.
Было организовано несколько этапов совместной приёмки (заказчик, архитектор, генподрядчик). На первом этапе был составлен детальный перечень недочётов и недоработок по офису, начиная с отсутствующего плинтуса и заканчивая царапинами на стенах. Был составлен график устранения замечаний. В обозначенный месячный срок замечания были устранены.
Отдельно была организована приёмка офиса инженерами управляющей компании. Их в первую очередь интересовала работа пожарных систем, правильность монтажа электрооборудования, настройки внутренних систем вентиляции и кондиционирования. Для приёмки пожарных систем были проведены соответствующие тесты управляющей автоматики, без которых работа офиса законодательно запрещена.
Для приёмки электрооборудования вызвали лабораторию, которая составила официальный акт приёмки электроустановки. Также проверили корректность работы систем вентиляции и кондиционирования. Это необходимо, чтобы управляющая компания была уверена, что офис потребляет ровно выделенный по договору аренды объём воздуха и холода.
